наименование документа ПОСТАНОВЛЕНИЕ Главы районного самоуправления Кадуйского района от 07.10.1998 N 600 "О РЕГЛАМЕНТЕ АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА" Источник публикации Документ опубликован не был --------------------------------------------------------------- ГЛАВА РАЙОННОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ КАДУЙСКОГО РАЙОНА ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 7 октября 1998 г. N 600 О РЕГЛАМЕНТЕ АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА В целях повышения четкости и оперативности работы постановляю: 1. Утвердить регламент Администрации района (прилагается). 2. Заместителям Главы районного самоуправления, руководителям структурных подразделений обеспечить соблюдение утвержденного регламента, ознакомить сотрудников своих подразделений с данным регламентом в срок до 1 ноября 1998 года. 3. Постановление Главы районного самоуправления от 19.06.95 N 602 "О регламенте работы Администрации района" считать утратившим силу. 4. Контроль за исполнением данного постановления возложить на управляющего делами Чурину Т.Н. Первый заместитель Главы районного самоуправления Н.Л.ГОЛОВКИН Утвержден постановлением Главы районного самоуправления от 7 октября 1998 г. N 600 РЕГЛАМЕНТ АДМИНИСТРАЦИИ КАДУЙСКОГО РАЙОНА 1. Общие положения 1.1. Регламент определяет порядок правового, протокольного, документационного и материально - технического обеспечения деятельности Администрации Кадуйского района. 1.2. В соответствии с действующим законодательством и Уставом Кадуйского района Глава районного самоуправления и образуемые им управления, комитеты, отделы и местные администрации составляют систему исполнительной власти района. 1.3. Глава районного самоуправления является высшим должностным лицом и руководит на основе единоначалия органом исполнительной власти Кадуйского района - Администрацией. 1.4. Структура Администрации района утверждается Главой районного самоуправления. 1.5. Порядок формирования, полномочия и организация работы структурных подразделений и должностных лиц Администрации района определяются положениями и должностными инструкциями, утверждаемыми Главой районного самоуправления. 1.6. Руководители структурных подразделений Администрации района несут ответственность за деятельность руководимых ими органов исполнительной власти района и подчиняются по всем вопросам своей деятельности Главе районного самоуправления и его заместителям. 1.7. Администрация Кадуйского района и ее структурные подразделения в пределах своей компетенции, установленной законодательством РФ, Вологодской области и Уставом Кадуйского района обеспечивают: - выполнение законов Российской Федерации, актов Президента РФ и Правительства РФ, Законодательного Собрания области, постановлений и распоряжений Губернатора области, Муниципального Собрания, постановлений Главы районного самоуправления; - решение общих для района задач социально - экономического развития; - разработку программ развития района и контроль их исполнения; - принятие мер по соблюдению законности, защите прав и свобод человека и гражданина, охране собственности и общественного порядка, борьбе с преступностью; - привлечение населения, общественных формирований к управлению делами районного значения. 1.8. Администрация района взаимодействует с Муниципальным Собранием, органами территориального общественного самоуправления исходя из интересов населения района, единства целей и задач его социально - экономического развития. Администрация района в соответствии с принципом разделения властей осуществляет свои функции самостоятельно в пределах своей компетенции. 1.9. Взаимодействие структурных подразделений и организацию работы аппарата Администрации района, правовое, документационное, протокольное, организационное и материально - техническое обеспечение осуществляют заместители Главы районного самоуправления, управление делами, правовой и организационный отделы. 2. Планирование работы Администрации района 2.1. Администрация района строит свою работу на основании комплексной программы развития района до 2000 года. Начальники управлений и отделов, Главы местных администраций не позднее 15 января разрабатывают программу работы соответствующего подразделения на год, которая утверждается Главой районного самоуправления. Планы работы на полугодие разрабатываются руководителями подразделений, утверждаются заместителями Главы районного самоуправления, формируются по управлениям и передаются в организационный отдел не позднее 20 января и 20 июля текущего года. 2.2. Ежегодно к 10 января заведующим организационным отделом разрабатывается сетевой регламент работы Администрации района. 2.3. На основании полугодовых планов работы структурных подразделений и сетевого регламента отделом организационно - контрольной работы формируются планы основных мероприятий на месяц. Руководители отделов, комитетов, управлений не позднее 25 числа ежемесячно сообщают в отдел организационно - контрольной работы уточненные мероприятия на месяц. Календарный план основных мероприятий доводится до исполнителей. 2.4. Недельный план мероприятий Администрации района формируется, исходя из месячного плана и внесенных уточнений на очередную неделю. 2.5. Месячные планы направляются в местные администрации, средства массовой информации, структурные подразделения администрации, руководителям федеральных органов в районе в соответствии со списком для сведения и использования в практической работе. 2.6. Структурные подразделения руководствуются в своей деятельности полугодовым, месячным, недельным планами работы и сетевым регламентом Администрации района. 2.7. Ответственность за своевременное представление материалов для формирования планов и дальнейшее их выполнение возлагается в соответствии с распределением обязанностей на заместителей Главы районного самоуправления, руководителей структурных подразделений Администрации района. 3. Порядок подготовки и проведения совещаний, семинаров и других мероприятий 3.1. Совещания (семинары) с главами местных администраций проводятся ежемесячно: первый понедельник месяца с 11.30 посте общей планерки; четвертая среда месяца с 14.00 после Муниципального Собрания. В случае необходимости Глава районного самоуправления может назначить совещание в другое время. Вопросы для рассмотрения на совещании (семинаре) с главами местных администраций вносятся заместителями Главы районного самоуправления, начальниками управлений за три дня до совещания в орготдел. Порядок проведения совещания и список участников утверждается Главой районного самоуправления. Оповещение участников совещания о времени, месте и повестке дня осуществляется секретарем приемной Главы районного самоуправления. 3.2. Ежемесячно в первый понедельник в 10.00 Главой районного самоуправления проводится общая планерка с участием руководителей структурных подразделений Администрации района, глав местных администраций, руководителей муниципальных предприятий и федеральных органов района, средств массовой информации для решения текущих вопросов, выработки и координации действий по отдельным направлениям. Оповещение участников планерки осуществляет секретарь приемной. Протокол общей планерки ведет помощник Главы районного самоуправления и контролирует данные на ней поручения. 3.3. Еженедельно в понедельник в 9.00 проводятся оперативные совещания у заместителей Главы районного самоуправления, на которые приглашаются руководители курируемых ими отраслей. Протокол и контроль за данными поручениями осуществляют помощники и секретари управлений. 3.4. Еженедельно в понедельник в 10.00 (кроме первого) проводятся оперативные совещания у Главы районного самоуправления с участием руководителей федеральных структур, заместителей Главы районного самоуправления, начальников управлений и начальников отдела по делам ГО и ЧС, правового, организационного. Протокол планерки и контроль за данными на ней поручениями ведет помощник Главы районного самоуправления. В ходе других совещаний при Главе районного самоуправления структурные подразделения по соответствующим их компетенции вопросам ведут протокол, который оформляется в течение двух - трех дней и составляют выписку из протокола с конкретными поручениями и сроками исполнения. На следующий день после подписания протокола эти выписки направляются исполнителям, а протокол - помощнику Главы районного самоуправления - для контроля. 3.5. Учеба аппарата управления проводится во второй и четвертый вторник месяца в 8.30 организационным и правовым отделами по отдельному плану. 4. Работа с кадрами, порядок подготовки документов для представления к награждению и вручению наград 4.1. Работа по организации и прохождению муниципальной службы, прием на работу в Администрацию района осуществляется управлением делами и кадровыми службами структурных подразделений в соответствии с законодательством о труде и муниципальной службе. 4.2. Назначение и освобождение от должности оформляется распоряжением Главы районного самоуправления (на контрактной основе). 4.3. Предложения по кандидатурам для назначения на должность в Администрацию района вносятся заместителями Главы районного самоуправления, руководителями структурных подразделений и оформляются в виде справки - объективки с данными об образовании и трудовой деятельности работника. 4.4. Работа с кадрами в структурных подразделениях Администрации района осуществляется в соответствии с положениями об управлениях, комитетах, отделах, утвержденных Главой районного самоуправления. 4.5. На каждого муниципального служащего оформляется и ведется личное дело, основными документами которого являются: анкета с фотографией, автобиография, копия документа о профессиональном образовании, копии распоряжений Главы районного самоуправления, медицинское заключение о состоянии здоровья, справка из органов государственной налоговой службы о представлении сведений об имущественном положении. 4.6. Ведение личных дел муниципальных служащих, учет состава кадров аппарата Администрации района, ведение и хранение трудовых книжек осуществляется: - по кадрам подразделений Администрации района, не имеющих статуса юридического лица, а также по кадрам аппарата управления социально - культурным комплексом, управления по промышленной политике и инвестициям, глав местных администраций - управляющим делами; - по кадрам структурных подразделений, имеющих статус юридического лица - соответствующей кадровой службой. 4.7. Режим работы и другие требования по организации труда в Администрации района определяются правилами внутреннего распорядка, утвержденными постановлением Главы районного самоуправления. 4.8. Муниципальные служащие Администрации района несут дисциплинарную ответственность за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, несоблюдение трудовой и исполнительской дисциплины в соответствии с требованиями законодательства о труде и законодательства о муниципальной службе. 4.9. Организация прохождения наградных документов в Администрации района, контроль за качеством их оформления осуществляется управляющим делами в соответствии с действующим федеральным законодательством, постановлениями Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания РФ, Правительства Российской Федерации, Губернатора Вологодской области, Главы районного самоуправления. 4.10. В управление делами представляются и регистрируются: - при награждении граждан государственными наградами, Почетными грамотами Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания РФ, Почетными грамотами Правительства РФ, Почетными грамотами и Благодарностями Губернатора области - ходатайство и наградной лист от местных администраций, от коллективов предприятий, учреждений, организаций (независимо от форм собственности) по согласованию со структурными подразделениями Администрации района с листом согласования. При представлении к Почетной грамоте Главы районного самоуправления - ходатайство, развернутая характеристика, проект постановления Главы районного самоуправления с листом согласования с соответствующими структурными подразделениями Администрации района. 4.11. Награждение проводится в обстановке торжественности и широкой гласности, в присутствии представителей трудовых коллективов, представивших к награждению работника, родных. Почетные грамоты Главы районного самоуправления вручает Глава районного самоуправления или по его поручению заместители Главы районного самоуправления. 5. Подготовка официальных документов Главы районного самоуправления 5.1. Все постановления и распоряжения, принимаемые Главой районного самоуправления в соответствии с возложенными на него полномочиями, подлежат обязательному документированию и надлежащему оформлению. 5.2. Официальными документами Главы районного самоуправления являются постановления, распоряжения, заявления от имени Главы районного самоуправления, договоры, соглашения, контракты (далее - документы). 5.3. В виде постановлений оформляются решения нормативного характера: - решения, принимаемые по вопросам, затрагивающим интересы всего района и его жителей; - решения об отмене ранее принятых постановлений. 5.4. В виде распоряжений оформляются решения по оперативным, организационным вопросам, имеющим ограниченный срок действия и касающимся узкого круга структурных подразделений, должностных лиц и граждан, решения по личному составу. Распоряжения не должны содержать предписаний, носящих нормативный характер. 5.5. Решения Главы районного самоуправления по вопросам текущей деятельности или предусматривающие оперативно - организационные мероприятия могут даваться в виде устных или письменных поручений. Контроль за их исполнением осуществляется помощником Главы районного самоуправления. 5.6. Проекты постановлений, распоряжений Главы районного самоуправления могут вноситься заместителями Главы районного самоуправления, руководителями структурных подразделений, главами местных администраций, руководителями районных органов федеральных служб (в дальнейшем - исполнители). 5.7. Основанием для подготовки проекта может быть указание Главы районного самоуправления, его заместителей, нормативные акты вышестоящих организаций, инициативное решение руководителя структурного подразделения Администрации района. 5.8. Проект официального документа должен соответствовать следующим требованиям: - должен быть отпечатан, содержать, как правило, констатирующую и постановляющую часть; - в констатирующей части дается обоснование принятия документа со ссылкой на законодательный или иной акт органов власти и управления (наименование вида акта, заголовок, дата издания, номер), в соответствии с которым подготовлен документ. Преамбула в проектах постановлений завершается словом "Постановляю"; - постановляющая часть должна содержать четко сформированные поручения с указанием исполнителей, сроков исполнения и форм отчета о результатах исполнения; - проект не должен противоречить действующему законодательству, актам органов государственной власти и управления; должен быть кратким, четко и понятно сформулированным; содержащим только официальное наименование органов и организаций или их сокращенные официальные наименования; - при внесении проекта документа с приложением, содержащим необходимую дополнительную информацию, в тексте документа дается ссылка на приложение. Приложение визируется должностным лицом, ответственным за их содержание, поправки в приложениях визируются дополнительно; - проект должен учитывать ранее принятые решения по рассматриваемому вопросу, содержать при необходимости пункты об отмене или изменении этих решений, снятии с контроля; - к проекту должен быть приложен лист согласования с указанием должностных лиц, с которыми проект согласован; даты согласования, с предложениями по рассылке и опубликованию документов (приложение 1). 5.9. Подготовка проекта официального документа включает: - проработку вопроса в соответствующих подразделениях Администрации района и иных органах управления; - определение круга организаций и должностных лиц, осуществляющих его подготовку, экспертизу и согласование; - непосредственную подготовку официального документа; - организацию сбора необходимых заключений (экспертиз), их анализ и последующую доработку проекта документа; - согласование (получение виз) разработанного проекта документа и приложений к нему с определенным кругом органов, организаций, должностных лиц и обязательное визирование доработанного проекта документа заместителем Главы районного самоуправления, курирующим отрасль, затем юристом и управляющим делами. Полноту согласования документов определяет управляющий делами. 5.10. Ответственность за качество подготовки вносимых проектов, согласование проектов с заинтересованными сторонами несут исполнители, вносящие проекты. 5.11. При наличии у должностных лиц, с которыми согласуется проект, особого мнения, либо дополнительных предложений по проекту документа, они излагаются в виде отдельной записки, которая передается вместе с проектом и в обязательном порядке докладывается Главе районного самоуправления. В этом случае лицом, визирующим проект в листе согласования, рядом с визой, делается запись "замечания прилагаются". 5.12. При наличии разногласий по проекту со стороны должностных лиц заместитель Главы районного самоуправления, курирующий отрасль, должен провести обсуждение с заинтересованными сторонами с целью поиска взаимоприемлемого решения. Если такое решение не найдено, к проекту прилагаются перечень (таблица) разногласий и подлинники замечаний, подписанные соответствующими руководителями. В этом случае решение принимает Глава районного самоуправления. При внесении в первоначальный текст проекта дополнений и изменений после проведения соответствующих согласований исполнителем оформляется окончательный текст проекта с грифом "проект, доработанный с учетом замечаний и предложений". При этом тексты первоначального проекта и заключения по нему не изымаются, а прилагаются к материалам проекта. Замечания юриста, а также замечания, касающиеся использования бюджетных средств, разрешаются Главой районного самоуправления при представлении документа ему на подпись. Если в процессе доработки в проекте вносятся изменения, меняющие содержание документа, какой-либо ее части, то он подлежит повторному визированию руководителями заинтересованных служб, других органов и организаций. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не изменившие его содержания. 5.13. В случае выявления юристом в проекте документа противоречий с действующим законодательством, юрист не визирует проект документа и возвращает его исполнителю с соответствующим заключением. Проекты документов, завизированные Главой районного самоуправления, также проходят процедуру согласования, установленную п. 12. 5.14. Срок согласования проекта документа каждым из указанных в нем должностных лиц не должен превышать, как правило, одного дня. Ответственность за быстрейшее согласование проектов постановлений и распоряжений несут должностные лица, подготовившие документ. Должностные лица, виновные в нарушении установленного срока рассмотрения проекта документа и волоките при его согласовании, привлекаются к ответственности, установленной законодательством. Для проведения экспертизы по проектам особо важных либо объемных документов и составления заключения допускается согласование документа в правовом отделе и управлении финансов в течение не более пяти дней. В отношении документов, сданных на согласование за 2 часа до окончания рабочего дня, течение срока исполнения начинается со следующего рабочего дня. Течение указанного срока приостанавливают: - выходные и праздничные дни; - нахождение должностного лица в командировке или на больничном, если его должностные обязанности не возложены на кого-либо. 5.15. Окончательный вариант проекта документа визируется начальником управления, курирующим отрасль: на обратной стороне первого листа проекта документа ставится дата и подпись начальника управления. 5.16. Проекты документов, подготовленные с нарушением настоящего порядка, не должны представляться на рассмотрение Главы районного самоуправления, за исключением чрезвычайных ситуаций, когда решение об ином порядке подготовки официального документа принимает непосредственно Глава районного самоуправления (или лицо, его замещающее). 5.17. Принятые официальные документы Главы районного самоуправления (постановления, распоряжения) регистрируются управляющим делами, тиражируются (копии заверяются управделами) и в трехдневный срок рассылаются секретарем приемной Администрации района. Адресатов рассылки документов определяет исполнитель. Постановления и распоряжения, затрагивающие интересы граждан, подлежат обязательному опубликованию в газете "Наше время". При необходимости исполнитель присваивает документу гриф "для служебного пользования" (ДСП), "не для печати". Формирование в дела подлинников постановлений и распоряжений, сдача их в архив в соответствии с действующими правилами производится управляющим делами. Замена разосланных постановлений (внесение в них технических поправок, не связанных со смысловой нагрузкой) производится по указанию управляющего делами Администрации района. 5.18. Порядок подготовки проектов решений для рассмотрения на Муниципальном Собрании определяется регламентом Муниципального Собрания. 6. Организация работы со служебными документами 6.1. Работа со служебными документами в Администрации района осуществляется согласно инструкции по делопроизводству. 6.2. Работа с секретными документами и документами с грифом "Для служебного пользования" регламентируется специальными инструкциями. 6.3. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Использование служебных документов в печати допускается только с разрешения руководителей Администрации района. 6.4. Все документы, поступившие в Администрацию из вышестоящих организаций, принимаются, регистрируются и учитываются в приемной Главы районного самоуправления и в тот же день передаются по назначению. 6.5. Зарегистрированные документы в день поступления направляются: - адресованные Главе районного самоуправления - через помощника - Главе; - адресованные начальникам управлений - по принадлежности; - поступившие без указания конкретного адреса - заместителям Главы районного самоуправления, руководителям структурных подразделений, в соответствии с их функциональными обязанностями. Документы, адресованные Главе районного самоуправления, но относящиеся к компетенции отдельных подразделений Администрации района и не требующие доклада Главе районного самоуправления, выдаются под роспись исполнителям. 6.6. Тексты резолюций к документам, направляемым Главе районного самоуправления, готовятся его помощником. Резолюции оформляются на бланке установленной формы. 6.7. Поручения Главы районного самоуправления, начальников управлений по реализации документа должны содержать конкретных исполнителей и реальные сроки его исполнения, а при необходимости - указания "Контроль" или "Особый контроль" за его исполнением. В соответствии с наложенной резолюцией и поручениями документы доводятся секретарями приемных до ответственных исполнителей. 6.8. Деловая переписка по вопросам, отнесенным в соответствии с распределением обязанностей к сфере компетенции начальников управлений, передается им для рассмотрения без резолюции Главы районного самоуправления. В дальнейшем эти документы исполняются структурными подразделениями им подчиненными. В резолюции начальников управлений должны быть определены ответственные исполнители, содержание поручения и сроки рассмотрения документа. 6.9. Для ознакомления с документами вышестоящей организации отводится не более 1 дня для сотрудника, для работы с документом - до З-х дней, если иной срок не указан в резолюции руководителя. 6.10. Срок исполнения служебных документов не должен превышать 30 дней (если в резолюции не указан другой срок) со дня регистрации документа. Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок. Сроки исполнения документов, поступивших из других организаций, устанавливаются руководителями структурных подразделений Администрации района с учетом срока, установленного организацией, направившей документ, и сроков, определенных законодательством. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их поступления в Администрацию района или структурные подразделения, которые самостоятельно регистрируют документы. 6.11. Если исполнение документа поручено нескольким лицам и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку материалов является лицо, указанное в резолюции первым. 6.12. Передача документов из одного структурного подразделения Администрации района в другое, а также отправка деловой корреспонденции производится только через приемную Главы районного самоуправления. Документы, адресованные в вышестоящие организации, визируются заместителями Главы районного самоуправления, представившими документ и направляются только на бланке за подписью Главы районного самоуправления, а в его отсутствие - за подписью первого заместителя Главы районного самоуправления. Деловая переписка с вышестоящими организациями, предприятиями, общественными организациями осуществляется как Главой районного самоуправления, так и его заместителями в пределах их компетенции, а также руководителями структурных подразделений (если это оговорено в положениях об их деятельности). 6.13. Исходящие документы, подписанные Главой районного самоуправления, его заместителями, руководителями структурных подразделений передаются секретарю приемной Главы районного самоуправления для отправки полностью оформленные в количестве, соответствующем числу адресатов на документе плюс один. На исполненном документе в левом нижнем углу указываются сведения об исполнителе: фамилия и номер телефона. Экземпляр исходящего документа, остающийся в приемной, должен быть завизирован руководителем структурного подразделения, подготовившего документ. Неправильно оформленные документы возвращаются секретарем приемной исполнителям на доработку. 6.14. Документы, предназначенные к отправке, отправляются секретарем приемной, как правило, в тот же день. 6.15. Ответы (а также их копии) из организаций по запросам, письмам и другим документам Администрации района, зарегистрированным в приемной Главы, должны также направляться секретарю приемной в целях осуществления контроля за прохождением документов. 6.16. Контроль за сроками прохождения служебных документов осуществляют секретари приемных. Ответственность за несвоевременную передачу документа исполнителю несет секретарь приемной Главы районного самоуправления. 6.17. Работа по контролю за порядком и сроками прохождения документов в Администрации района осуществляется с использованием регистрационных карточек. В карточку заносятся: резолюция или поручение исполнителям, сведения о прохождении, постановка на контроль и снятие с контроля документа. 6.18. Прием и передача телефонограмм, телеграмм, факсограмм, адресованных Главе районного самоуправления, его заместителям или руководителям структурных подразделений, а также подписанных ими, производится секретарями приемных вышеназванных руководителей согласно Инструкции по делопроизводству. 7. О порядке заключения договоров (соглашений) Администрации района с юридическими и физическими лицами 7.1. Договоры, заключаемые от имени Администрации района, подписываются Главой районного самоуправления. Глава районного самоуправления вправе уполномочить соответствующего заместителя, управляющего делами, либо ответственное должностное лицо на подписание конкретного договора или определенного вида договоров. Подписание договоров заместителями Главы районного самоуправления осуществляется на основании постановления (распоряжения) Главы районного самоуправления о возложении полномочий по подписанию конкретного договора или определенного вида договоров, а также по доверенности, выданной Главой районного самоуправления. 7.2. Структурные подразделения Администрации района, обладающие статусом юридического лица и содержащие в своем Уставе или Положении нормы о предоставлении ему права заключения договора, заключают их от своего имени. Данные договоры подписываются руководителем структурного подразделения после согласования в правовом отделе. 7.3. Договоры, предусматривающие расходы из средств бюджета района, подлежат согласованию с управлением финансов с целью определения конкретного источника финансирования. 7.4. Договоры, подлежащие подписанию Главой районного самоуправления либо лицом, им уполномоченным, в обязательном порядке проходят согласование с соответствующими подразделениями Администрации района и заинтересованными органами путем оформления листа согласования (приложение 2) в порядке, определенном настоящим регламентом в части оформления проектов постановлений (распоряжений) Главы районного самоуправления. Все договоры, заключаемые Администрацией района, проходят согласование в правовом отделе дважды: в изначально подготовленной (примерной) форме и в окончательном варианте. 7.5. При наличии у должностных лиц, с которыми согласовывается проект договора, предложений и замечаний, они излагаются в виде отдельной записки, которая прилагается к проекту договора. В листе согласования делается отметка "замечания прилагаются". 7.6. В случае выявления в проекте договора правовым отделом противоречий действующему законодательству, юрист документ не визирует и возвращает его исполнителю с соответствующим заключением. 7.7. Разногласия по проекту договора должны быть урегулированы до представления документа на подпись в порядке, предусмотренном для урегулирования разногласий по проектам постановлений и распоряжений Главы районного самоуправления. 7.8. Срок согласования договора каждым из заинтересованных должностных лиц не должен превышать, как правило, одного дня. Для проведения экспертизы по особо важным и сложным договорам либо составления заключения допускается согласование договора в течение трех дней. 7.9. Договоры подписываются Главой районного самоуправления, а также его заместителями, управляющим делами, руководителями структурных подразделений только после окончательного согласования в правовом отделе. 7.10. Договоры, подготовленные Администрацией района, (структурными подразделениями), подлежат регистрации управляющим делами в отдельном журнале по форме: - структурное подразделение, подготовившее договор; - предмет договора; - срок действия договора; - отметка о дате отправления и дате поступления договора, подписанного другой стороной; - фамилия, имя, отчество и должность работника, ответственного за исполнение договора; - лицо, ответственное за хранение договора. 7.11. Все договоры, поступившие в Администрацию района, должны пройти первоначальную регистрацию в приемной Главы районного самоуправления. С даты регистрации начинается течение срока, необходимого для рассмотрения договора и подготовки ответа о принятии предложения о заключении представленного договора или отклонении. По поручению Главы районного самоуправления договоры направляются соответствующему заместителю и регистрируются в журнале по форме: - предмет договора; - срок действия договора; - структурное подразделение, ответственное за рассмотрение проекта договора; - фамилия, имя, отчество и должность работника, ответственного за рассмотрение договора; - отметка о дате поступления и дате отправления подписанного договора; - лицо, ответственное за хранение договора. 7.12. Контроль за заключением и надлежащим исполнением договоров возлагается на начальников управлений, курирующих соответствующие отрасли. 7.13. Финансирование расходов по оплате работ и услуг по договорам производится в пределах средств, утвержденных на эти цели в бюджете района. Заключение договоров, не обеспеченных финансированием, не допускается. 8. Работа с письменными обращениями граждан и организация личного приема руководителями Администрации района 8.1. Работа с обращениями граждан ведется в строгом соответствии с законодательством. 8.2. Все поступающие в Администрацию района письма граждан регистрируются в отдельном журнале секретарем приемной Главы районного самоуправления и в тот же день докладываются Главе районного самоуправления. Письма с резолюцией Главы передаются его помощнику для учета, организации работы по рассмотрению и контролю за своевременным и полным рассмотрением вопросов, поставленных в письмах. Анонимные обращения не рассматриваются. 8.3. Указание об исполнении писем граждан дается в форме резолюции Главы районного самоуправления. В случае, если в резолюции указано несколько вопросов, ответственность за соблюдение сроков рассмотрения и подготовку ответа автору заявления осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым. Соисполнители представляют ответственному исполнителю все необходимые материалы для составления ответа не позднее пяти дней до истечения срока исполнения письма. 8.4. Письма рассматриваются в срок не более месяца, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней. В исключительных случаях срок рассмотрения обращения может быть продлен через помощника Главы районного самоуправления, но не более, чем на один месяц, с сообщением об этом заявителю. Сроки исполнения писем граждан, кроме того, могут быть установлены в тексте поручений директивных органов или в тексте резолюций руководителей. 8.5. Ответы на письма граждан дают руководители Администрации района или по их поручению руководители структурных подразделений и местных администраций. 8.6. Текст письма должен излагаться четко, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в письме вопросы и содержать сведения о том, когда и кем сообщено автору письма о результатах его рассмотрения. 8.7. Ответ заявителю может быть дан как в письменного так и в устной форме. 8.8. Исполнитель, ответственный за рассмотрение письма и подготовку ответа, обеспечивает его печатание, подписание и отправку. При необходимости сообщения в вышестоящие органы о результатах рассмотрения письма ответ готовится аппаратом руководителя, по резолюции которого письмо рассматривалось. 8.9. Исполненные письма граждан со всеми относящимися к ним материалами и оформленные ответы по письмам передаются помощнику Главы районного самоуправления. 8.10. Сведения о работе с обращениями граждан готовятся помощником Главы районного самоуправления раз в полугодие для информирования руководителей Администрации. 8.11. Прием граждан осуществляется руководителями Администрации по графику, утвержденному Главой районного самоуправления. 8.12. Предварительная запись граждан на прием к руководителям Администрации района производится помощниками и секретарем приемной ежедневно. 8.13. На выездном приеме граждан составляются справки - информации и карточки личного приема граждан, которые сдаются помощнику Главы районного самоуправления. 8.14. Контроль за выполнением указаний, данных во время приема, осуществляется помощником Главы районного самоуправления. 9. Контроль исполнения постановлений и распоряжений Главы районного самоуправления 9.1. Контроль и проверку исполнения постановлений Главы районного самоуправления осуществляет заведующий отделом организационно - контрольной работы, распоряжений - управляющий делами. 9.2. Контролю за исполнением подлежат документы, содержащие контрольные вопросы (конкретные по времени, исполнителям и форме поручения). 9.3. Начальники управлений, заведующие отделами, на которых возлагается контроль (о чем делается запись в тексте документа), обязаны принять меры для его безусловного своевременного и качественного исполнения. С этой целью они определяют из числа руководителей или работников курируемых подразделений Администрации района ответственного исполнителя, периодичность анализа смотрения хода реализации постановлений и распоряжений Главы районного самоуправления. 9.4. Отдел организационно - контрольной работы обеспечивает: - проверки исполнения постановлений и распоряжений Главы районного самоуправления по его поручению, а также состояния контрольной деятельности в структурных подразделениях Администрации района; - подготовку информации о состоянии выполнения постановлений Главы районного самоуправления; - внесение представлений о привлечении должностных лиц, виновных в несвоевременном или ненадлежащем исполнении либо в неисполнении документов, к дисциплинарной ответственности. 9.5. Отдел организационно - контрольной работы в З-х дневный срок оформляет контрольное дело и вместе с документом направляет исполнителю. 9.6. Ответственные работники аппарата, получившие контрольное дело, обязаны: - в 10-дневный срок разработать план организационных мероприятий по выполнению документа, представить его на утверждение начальнику управления; - организовать непосредственную проверку реализации документа; - регулярно, не реже одного раза в квартал информировать руководителей о ходе его выполнения; - своевременно готовить предложения о снятии документов с контроля или продлении сроков исполнения; - оформлять контрольное дело, в котором должны быть документы, свидетельствующие о контрольных действиях (план организации выполнения документа; протоколы заседаний, на которых рассматривался ход выполнения документа; промежуточные и итоговые справки о их реализации; статданные; материалы вневедомственного и ведомственного контроля; статьи из газет; информации, запрошенные от других организаций - исполнителей и т. д.); - раз в полгода (не позднее 10 января и 10 июля) составлять справки о ходе выполнения документа для рассмотрения ее Главой районного самоуправления. 9.7. Документы подлежат исполнению в указанные в тексте сроки. Постановления, содержащие в тексте ссылку на определенные мероприятия, исполняются в соответствии со сроком их проведения. Если срок исполнения в тексте не указан, то по согласованию с начальником управления, на которого возложен контроль, устанавливается примерный срок: квартал, полгода, год - в зависимости от содержания поручений в документе. При необходимости продления сроков выполнения документа, исполнитель представляет в отдел организационно - контрольной работы промежуточную информацию на имя Главы районного самоуправления с мотивированной просьбой о продлении сроков реализации. В информации должны указываться аргументированные причины внесенного предложения, а также конкретные меры, принимаемые для выполнения постановления. Решение о продлении срока исполнения документа принимается Главой районного самоуправления на основании представленной информации. 9.8. Распорядительные документы снимаются с контроля постановлением Главы районного самоуправления, проекты которого готовит заведующий отделом организационно - контрольной работы по предложению начальников управлений на основании представленных контрольных дел. 9.9. Помощники, секретари руководителей Администрации района систематически информируют отдел организационно - контрольной работы о ходе реализации документов. 10. Изготовление и использование бланков документов, печатей, штампов и удостоверений 10.1. Бланки документов, применяемые в Администрации района, используются строго по назначению и без соответствующего разрешения управляющего делами не могут передаваться другим организациям или лицам. В журнале учета указывается наименование структурного подразделения, фамилия должностного лица, получившего бланки. 10.2. Введение в обращение новых бланков организационно - распорядительных документов подразделений Администрации района осуществляется по разрешению управляющего делами. Соответствующие представления вносятся руководителями структурных подразделений Администрации района, включающих макеты бланков, предварительно согласованные с правовым отделом. Не разрешается изготовление структурными подразделениями Администрации бланков организационно - распорядительных документов на компьютерах и копировально - множительных аппаратах. 10.3. Управляющий делами оформляет заявки на изготовление печатно - бланочной продукции и обеспечивает контроль за ее исполнением и правильностью использования бланков документов. 10.4. Изготовление гербовой печати и других печатей и штампов для структурных подразделений Администрации района производится управляющим делами по заявке руководителей подразделений. К заявке прилагается образец (макет) печати или штампа, согласованный с правовым отделом. Изготовленные печати и штампы выдаются под расписку руководителям подразделений Администрации района, хранятся в несгораемых металлических шкафах или сейфах. В случае утери штампа руководитель подразделения незамедлительно ставит в известность управляющего делами. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения печати и штампы сдаются руководителем подразделения управляющему делами под расписку. 10.5. Контроль за правильностью хранения и использования бланков, печатей и штампов в подразделениях Администрации района осуществляет управляющий делами. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы возвращаются управляющему делами и уничтожаются по акту. 10.6. Руководители подразделений Администрации района несут ответственность за правильное хранение и использование бланков документов, соблюдение порядка использования и хранения имеющихся печатей и штампов. При смене руководителя подразделения печати и штампы сдаются управляющему делами с отметкой в журнале их учета. 10.7. Удостоверения изготавливаются, выписываются и выдаются управляющим делами. Срок их изготовления 2 - 3 дня при наличии фотографии. Удостоверение в виде книжки выдается служащим, замещающим главные, ведущие и старшие должности муниципальной службы и подписываются Главой районного самоуправления. Удостоверение в форме ламинированной карточки выписывается служащим, замещающим младшие должности муниципальной службы и техническим работникам и подписывается управляющим делами. Оформленные удостоверения являются документами строгой отчетности. За их сохранность должностные лица несут персональную ответственность. При увольнении владелец обязан сдать удостоверение по месту его получения. Лица, имеющие удостоверение, обязаны обеспечить его сохранность. В случае его повреждения или утраты подают заявление на имя управляющего делами с объяснением причин и обстоятельств повреждения или утраты удостоверения. По данному факту проводится служебное расследование и принимается соответствующее решение. 11. Печатание документов 11.1. Печатание документов осуществляется машинисткой Администрации района, а также непосредственно в подразделениях Администрации района с использованием компьютерной и машинописной техники с соблюдением требований Инструкции по делопроизводству. 11.2. Машинисткой Администрации района печатаются только служебные документы. Печатание под диктовку не производится. 11.3. Рукописи документов, подлежащие печатанию, принимаются управляющим делами от работников аппарата только с визой руководителя структурного подразделения. 11.4. Передаваемые для печатания рукописи, ровно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового и черного цветов. Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики с использованием других красителей или исправленные карандашом, а также трудночитаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов. При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов. 11.5. Печатание производится на бланках установленной формы или бумаге стандартных размеров. Документ печатается, как правило, в одном экземпляре. Корректорские работы машинисткой не производятся. 11.6. На лицевой стороне последнего листа документа внизу слева печатается фамилия исполнителя и номер его служебного телефона. 11.7. Сданные для печатания материалы и объемы выполненной работы учитываются в журнале. Черновики возвращаются исполнителю, а испорченные экземпляры отпечатанного документа уничтожаются. 12. Порядок размножения документов 12.1. Для размножения принимаются только документы и материалы, непосредственно касающиеся деятельности Администрации района, с визой управляющего делами. 12.2. В первоочередном порядке копируются постановления, распоряжения Главы районного самоуправления, документы вышестоящих органов. 12.3. Изготовление копий документов производится в очередности их сдачи в управление делами. Срочное изготовление документов производится с разрешения управляющего делами. Срок изготовления копий с пометкой "срочно" - один час, остальных в течение дня, если иное не указано в резолюции управляющего делами. 12.4. Изготовление копий документов секретного характера производится в строгом соответствии с требованиями инструкций по работе с секретными документами. 12.5. Произведенные работы по изготовлению копий фиксируются на оборотной стороне учетной карточки документа с указанием фамилии руководителя, заказавшего копию, и дату изготовления. 12.6. По истечении надобности документа или при увольнении работника копии сдаются в управление делами для уничтожения, за исключением копий, изготовленных для правового отдела. 12.7. Изготовление копий помимо управления делами не допускается. 12.8. Служебные документы, подлежащие копированию на множительной технике, должны быть тщательно подготовлены. Оригиналы печатаются на белой бумаге четким черным шрифтом. Размноженные документы учитываются в специальном журнале с указанием в нем вида документа, наименования, названия структурного подразделения, даты, количества страниц и снятых копий. Выдача размноженных документов производится только под роспись. 13. Порядок передачи, хранения, использования дел архива 13.1. Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу в течение одного года хранятся в структурных подразделениях Администрации района. Затем после подготовки и оформления в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству сдаются управляющему делами. 13.2. Дела трехлетнего и годичного срока хранения управляющему делами не сдаются, а уничтожаются по акту установленной формы, утверждаемому руководителем подразделения. 13.3. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Администрации района, ответственный за ведение делопроизводства в течение двух месяцев с момента ликвидации или реорганизации подразделения формирует все имеющиеся документы в дела и передает их управляющему делами (по акту или описи), независимо от сроков хранения. 13.4. При увольнении или переводе на другую работу руководитель подразделения, специалист передает дела и документы по акту приема - передачи работнику, вновь назначенному на данную должность, или работнику, на которого возложено исполнение его обязанностей. До передачи в государственный архив документы постоянного хранения находятся у управляющего делами. 13.5. Дела, переданные на хранение, предоставляются сотрудникам Администрации района для работы в кабинете управляющего делами или под расписку во временное пользование (не более 10 дней). 13.6. Изъятие документов из архивных дел запрещается, копии документов снимаются по разрешению управляющего делами. 14. Прием делегаций в Администрации района 14.1. Администрация района организует в установленном законодательством порядке прием иностранных делегаций, делегаций, рабочих групп и отдельных лиц, прибывающих в Администрацию района с официальным или деловым визитом. 14.2. Основанием для приема отдельных лиц и делегаций является распоряжение Главы районного самоуправления. Распоряжение готовится структурным подразделением, по линии которого прибывает делегация, и должно быть согласовано с управлением финансов и управляющим делами. К распоряжению прилагается смета расходов на прием и обслуживание делегации. 14.3. После получения соответствующего распоряжения управление делами или структурное подразделение, ответственное за прием, проводит подготовку приема делегации или отдельного лица, которая включает: - подготовку и отправку приглашения; - составление графика официальных встреч, переговоров, экскурсионного обслуживания; - обеспечение перевода во время официальных переговоров и встреч. 14.4. Организацию официальных приемов и встреч делегаций, их размещение, питание, транспортное и иное обслуживание осуществляет управление делами. 14.5. Ответственность за протокольное обеспечение официальных встреч Главы районного самоуправления и его заместителей с делегациями и отдельными лицами возлагается на их помощников. 15. Использование помещений для проведения мероприятий в здании Администрации района 15.1. Мероприятия в Администрации района проводятся в зале заседаний. 15.2. Выделение и подготовка зала для проведения мероприятий производится по разрешению управляющего делами. После окончания мероприятия ответственный за его проведение сдает помещение управляющему делами. 16. Использование автотранспорта 16.1. Автотранспорт, входящий в состав единого автохозяйства Администрации района, выделяется сотрудникам аппарата для поездок по району в соответствии с лимитом по письменным заявкам установленной формы. 16.2. Краткосрочные поездки по п. Кадуй обслуживаются дежурной машиной по устному распоряжению заведующего единым автохозяйством. 16.3. Автотранспорт для поездок за пределы района выделяется в пределах установленного лимита по письменным заявкам установленной формы по согласованию с Главой районного самоуправления. 16.4. Автобус для подвоза школьников в школу и из школы выделяется безвозмездно при наличии типового договора со школой. 16.5. Автобус для экскурсионного обслуживания школьников, а также другим организациям выделяется по письменным заявкам установленной формы с возмещением затрат согласно калькуляции, утвержденной управлением финансов. Приложение 1 к Регламенту Администрации Кадуйского района, утвержденному постановлением Главы Кадуйского района от 7 октября 1999 г. N 600 ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ ПРОЕКТА ПОСТАНОВЛЕНИЯ (РАСПОРЯЖЕНИЯ) ГЛАВЫ РАЙОННОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ Вопрос ______________________________________________________ Проект внесен _______________________________________________ (структурное подразделение, фамилия автора, __________________________________________________________________ телефон, дата) Предложение автора о внесении документа в электронную базу данных __________________________________________________________________ ---------T---------------------T------------T-----------T--------¬ ¦Дата ¦ Должность ¦Замечания и ¦ Личная ¦Дата ¦ ¦передачи¦ ¦предложения ¦ подпись ¦согласо-¦ ¦на ¦ ¦(свыше двух ¦ ¦вания ¦ ¦согласо-¦ ¦строк ¦ ¦ ¦ ¦вание ¦ ¦оформляется ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦на отдельном¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦листе) ¦ ¦ ¦ +--------+---------------------+------------+-----------+--------+ ¦ ¦Начальник управления,¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦курирующий отрасль ¦ ¦ ¦ ¦ +--------+---------------------+------------+-----------+--------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +--------+---------------------+------------+-----------+--------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +--------+---------------------+------------+-----------+--------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +--------+---------------------+------------+-----------+--------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +--------+---------------------+------------+-----------+--------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +--------+---------------------+------------+-----------+--------+ ¦ ¦Зав. правовым отделом¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Зеленина И.Л. ¦ ¦ ¦ ¦ +--------+---------------------+------------+-----------+--------+ ¦ ¦Начальник управления,¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦курирующий отрасль ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(невнесение) проекта ¦ ¦ ¦ ¦ +--------+---------------------+------------+-----------+--------+ ¦ ¦Управляющий делами ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Чурина Т.Н. ¦ ¦ ¦ ¦ L--------+---------------------+------------+-----------+--------- Постановление (распоряжение) разослать по списку (прилагается) ____________________________________________________ (обязательная рассылка указана на обороте) __________________________________________________________________ (обязательно заполнить) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Предложения о публикации в печати публиковать, публиковать в изложении, не публиковать (не нужное зачеркнуть) Оборотная сторона листа согласования Список должностных лиц, которым официальные документы главы районного самоуправления направляются в обязательном порядке 1. Управляющий делами 2. Зав. правовым отделом 3. Прокурор района 4. Управление финансов (по финансовым вопросам) 5. Орг. отдел (контроль) Приложение 2 к Регламенту Администрации Кадуйского района, утвержденному постановлением Главы Кадуйского района от 7 октября 1998 г. N 600 ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ ДОГОВОРА Договор __________________________________________________________ (вопрос, предмет договора) __________________________________________________________________ Договор внесен ___________________________________________________ __________________________________________________________________ (структурное подразделение, роспись руководителя, дата) Договор подготовлен ______________________________________________ (фамилия автора, телефон) С окончательной редакцией договора согласен ______________________ __________________________________________________________________ (руководитель подразделения, дата) ----------T-------------------T------------T-------------T-------¬ ¦Дата ¦ Должность ¦Замечания и ¦ Личная ¦Дата ¦ ¦передачи ¦ ¦предложения ¦ подпись ¦согла- ¦ ¦на согла-¦ ¦(свыше двух ¦ ¦сования¦ ¦сование ¦ ¦строк ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦оформляется ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦на отдельном¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦листе) ¦ ¦ ¦ +---------+-------------------+------------+-------------+-------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---------+-------------------+------------+-------------+-------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---------+-------------------+------------+-------------+-------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---------+-------------------+------------+-------------+-------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---------+-------------------+------------+-------------+-------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---------+-------------------+------------+-------------+-------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---------+-------------------+------------+-------------+-------+ ¦ ¦Управление финансов¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Давыдова Е.В. ¦ ¦ ¦ ¦ +---------+-------------------+------------+-------------+-------+ ¦ ¦Зав. правовым отде-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦лом Зеленина И.Л. ¦ ¦ ¦ ¦ +---------+-------------------+------------+-------------+-------+ ¦ ¦Управляющий делами ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Чурина Т.Н. ¦ ¦ ¦ ¦ L---------+-------------------+------------+-------------+-------- Договор разослать по списку (прилагается) ________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Контроль исполнения поручен ______________________________________