ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕЙ ОБСТАНОВКИ
Глава девятая
В какой степени ваше окружение способно улучшить ваш имидж либо нанести ему ущерб? Едва ли заметно уменьшит шансы на успех офис, ютящийся в скромной спальне, если ваш бизнес связан в основном с посещением людей на их территории. В этом случае для вас гораздо важнее манера поведения, внешний вид и голос. Однако мрачный офис может неблагоприятно сказаться на отношении к работе. Из-за него вы можете стремиться максимум времени тратить на визиты к другим людям и очень редко возвращаться к себе "на базу" для обдумывания и планирования своей работы. Окружающая обстановка приобретает очень важное значение, если вы принимаете клиентов или заказчиков в офисе.
Даже в современных зданиях-картинках многое может препятствовать нормальной работе. В офисах открытого типа часто шумно, а снующие вокруг люди постоянно отвлекают и мешают сосредоточиться. Унифицированный и строго выдержанный дизайн офисов крупных компаний может зародить чувство, что вы - всего лишь маленький винтик в очень большом механизме.
Некоторые аспекты рабочей среды могут неблагоприятно влиять на самочувствие, а следовательно, и на общий облик. В данной главе мне бы хотелось остановиться на сигналах, которые посылает другим людям наше окружение, и на том, как они влияют на нас самих. Я также уделю внимание вашему "корпоративному" образу, тому, как создавать адекватный образ при работе на дому и использовать внешние атрибуты, например, предварительно отпечатанные бланки, для усиления желаемого впечатления.
О ЧЕМ ГОВОРИТ ВАШЕ ОКРУЖЕНИЕ
Сколько времени вы проводите на своем рабочем месте? Многие из нас находятся в офисе дольше, чем в своей гостиной или кухне, и тем не менее, мы тратим гораздо меньше времени, обдумывая обстановку своего рабочего места, чем на помещения, где готовим или смотрим телевизор.
Окружающая обстановка способна существенно повлиять на отношение к работе и настроение. Работая в светлом и просторном офисе, создающем приятную атмосферу, чувствуешь себя совсем иначе, чем в темном, грязном, обшарпанном помещении. Комфортабельные условия работы влияют и на физическое, и на психическое самочувствие.
Работая над этой главой, я обратилась за советом к Элен Клеричи из фирмы "Клеричи Дизайн Консультанте". Элен Клеричи считает, что рабочая среда "должна рассказывать о вашем бизнесе, а не о вас самих". Можно "персонифицировать" свое рабочее место, гордиться своими трофеями в хоккее или парусном спорте, но посетители должны видеть, что вы хороши в своей работе, а не в спорте, к которому невольно будет привлечено их внимание.
Устроив грандиозную выставку своих достижений, можно непреднамеренно задеть чувства посетителей. Они посчитают необходимым поинтересоваться, что это за трофеи, а вам придется вкратце рассказывать о них. Слишком явная демонстрация достоинств действует подавляюще. Вы лишаете визитера возможности заметить в ходе дальнейших отношений: "О, так вы, оказывается, замечательный яхтсмен/хоккеист?" При такой откровенной самопрезентации пропадает ощущение конфиденциальности. Кроме того, некоторые могут воспринять такой стиль как подавляющую других саморекламу.
Окружающая обстановка может отражать главные цели вашей деятельности. Если, например, вы работаете в области рекламы, то, возможно, захотите явно подчеркнуть с помощью "декораций" творческий характер своих занятий. С помощью обстановки и "декораций" посылаются сигналы о продукции ваших клиентов, но одновременно эти же "декорации" посылают откровенные сигналы о вас самих. Вы можете остановиться на создающем впечатление фешенебельном интерьере с приглушенным освещением, мебелью от модных дизайнеров и произведениями известных художников-абстракционистов.
Самый главный вопрос, который следует задать: "Кто будет сюда приходить?" Если вы - молодой адвокат, занимающийся в основном разводами, ваши клиенты будут часто испытывать страдание и смущение. Необходимо в первую очередь создать атмосферу, которая успокаивает и внушает доверие. В окружающей обстановке вы можете добиться этого с помощью солидной антикварной мебели, традиционных гравюр на стенах и мягких кожаных кресел. С другой стороны, если вашу клиентуру представляют "артистичные натуры", писатели и дизайнеры, уместна менее традиционная и более творческая обстановка, созвучная с настроениями вероятных клиентов. Вы можете остановиться на стилях тридцатых или пятидесятых годов, если они вам по вкусу.
Различные профессии ассоциируются у нас с определенной атмосферой. Если я прихожу к стоматологу и попадаю в приемную с яркими стенами, где из стереосистемы на меня обрушивается музыка в стиле "хэви-металл", вряд ли я надолго останусь пациентом этого врача. Обращаясь куда-либо за профессиональными услугами, мы ожидаем наличия соответствующей рабочей среды, и хаотичное неприглядное окружение может подорвать доверие.
"Декорации" широко используются на телевидении и в рекламе, причем соответствующий фон для съемок может либо усиливать то, что произносится, либо противоречить этому. Приведем пример.
В ночную программу новостей был приглашен политик правого толка, которого попросили высказаться по определенному вопросу. Его снимали на лестнице внутри респектабельного помещения (кажется, это был Клуб консерваторов) на фоне большой фотографии Уинстона Черчилля. Он еще не успел раскрыть рот, а зрители уже составили полное мнение об этом человеке. По замыслу автора программы он должен был представлять крайнюю точку зрения, и соответствующий фон для этой цели был подобран более чем удачно.
В ряде случаев важен не только интерьер. Для некоторых профессий большую роль играет и "нужный адрес". Если и местонахождение, и обстановка оставляют желать лучшего, то комбинированное воздействие этих факторов может оказаться особенно неприятным:
Дедр предложила Кейту стать партнером в ее бизнесе, связанном с маркетингом. Кейту приходилось несколько раз сотрудничать с Дедр, и он был высокого мнения о ее деловых качествах и производимом ею впечатлении. Она была ухожена, интеллигентна, но Кейт все-таки не был до конца уверен, можно ли полностью ей доверять. Чтобы сделать свое предложение, Дедр пригласила Кейта на шикарный ланч. Окончательный ответ нужно было дать на следующий день, посетив ее офис. Офис располагался в очень неудобном районе, куда нельзя было доехать на машине из-за отсутствия места для парковки, поэтому Кейту пришлось воспользоваться общественным транспортом. Поначалу это не обескуражило: он решил, что неудачное расположение офиса с лихвой окупается другими его достоинствами. Но он ошибался. Офис был обшарпан, с убогой обстановкой и плохим отоплением. Кроме того, предполагалось, что Кейт будет работать в одной комнате с Дедр, где трудно сосредоточиться. Хотя компания Дедр процветала и у нее работали двенадцать человек, вид помещений только усилил опасения Кейта: Дедр оказалась не столь замечательной, как выглядела, и ее нельзя было признать солидным нанимателем. Кейт отказался принять ее деловое предложение.
Приведенная история иллюстрирует несколько моментов. Вы можете возразить, что клиенты Дедр не посещают ее офис, поэтому обстановка не имеет значения. (Она обычно встречалась с ними в отелях в центре Лондона.) Однако подобный интерьер не способствует формированию адекватного настроения, тем более, что его можно быстро и без особых затрат преобразить, перекрасив серые стены в белый или кремовый цвет. Возможно, Дедр была равнодушна к окружающей колористике - некоторым людям действительно все равно, в какой обстановке работать. К сожалению, в ее бизнесе (маркетинг), где внешнему виду придается большое значение, подобное равнодушие недопустимо. Сигналы, посылаемые изысканной внешностью Дедр, явно не стыковались с сигналами, исходившими от затрапезных комнат, что сразу же и увидел Кейт.
Мы не в состоянии контролировать "глубину погружения" других людей в наше окружение, поэтому имеет смысл сделать свою рабочую среду приятной и практичной и для нас самих, и для посетителей. Здесь, безусловно, будут проявляться персональные особенности человека; интровертам внешняя стимуляция требуется в меньшей степени, чем экстравертам, поэтому интроверт может остановиться на спокойной обстановке с простыми чистыми линиями, тогда как экстраверт выберет яркие краски, броские картины, мебель и аксессуары.
Для некоторых из нас порядок в рабочей обстановке более важен, чем для других, особенно это относится к тем видам профессиональной деятельности, где "творческий хаос" может не внушать доверия. В офисе адвоката или бухгалтера бумаги должны быть в идеальном порядке, но совсем не обязательно, чтобы они находились на всеобщем обозрении. С другой стороны, замеченное отсутствие бумаг или рукописей при посещении студии дизайнеров или издателей может зародить у вас сомнения, имеют ли они заказы и вообще издают ли какие-нибудь книги. Мы вовсе не утверждаем, что творчество и беспорядок - вещи взаимосвязанные; отдельные творческие личности могут работать лишь в безупречно аккуратной обстановке, тогда как других вдохновение посещает лишь в условиях комфортного для них бедлама.
Контроль над рабочей средой в значительной степени ограничивается и регулируется, если вы работаете в крупной корпорации. Компании типа IBM проводят интенсивные исследования по проблеме организации рабочих мест и их дизайна, используя результаты для стандартизации помещений и мебели. Иногда офисные дизайнеры оставляют служащим минимум свободы для "обустраивания" своего рабочего места; часто им приходится радоваться, если у них есть обычная доска, где можно крепить памятные записки. Чрезмерные регламентация и ограничения на рабочих местах могут превратить служащих в обезличенных "корпоративных клонов" с ощущением того, что они как индивидуальности мало что значат. Иногда вы сами не стремитесь придавать рабочему месту персональные особенности, поскольку не собираетесь долго работать в данной компании. В некоторых компаниях выделяемое рабочее помещение находится в строгой зависимости от занимаемого положения: чем выше должность, тем обширнее офис. Размер окон также строго регламентируется статусом - угловые офисы и комнаты с двумя окнами резервируются исключительно для "крупных шишек".
Если человек, с которым мы впервые встречаемся, сразу же начинает рассказывать о своих личных проблемах, мы чувствуем себя с ним неловко. Точно так же, нам не по себе в офисе, обстановка которого носит излишне личный характер и очень многое рассказывает о его хозяине. Возьмем, например, Эрику:
Эрика работала старшим менеджером в организации, куда она и пригласила меня для проведения нескольких занятий с сотрудниками. Войдя в ее офис, я буквально-таки опешила от изумления. Повсюду в комнате были расставлены мягкие игрушки - не меньше сорока или пятидесяти штук - медведи, панды и тому подобное. Сам офис был довольно мил, с замечательным видом из окна. Это было очень кстати, поскольку мне было о чем произнести пару слов и на чем сосредоточить взгляд, чтобы не смотреть на обескураживающий зверинец. Я не могла себе представить, как Эрике удается поддерживать здесь свой авторитет. Когда позже я возобновила занятия с той же группой, мне рассказали, что они отказались от услуг Эрики как директора курсов и теперь справляются сами. Вспомнив зоопарк, я признала, что решение было обоснованным.
Давайте посмотрим, о чем могут рассказать отдельные компоненты нашего окружения:
Приемные помещения
• Крупные компании часто отводят огромные приемные комнаты с целю продемонстрировать посетителям свои масштабы и мощь. При этом посетитель чувствует себя крохотным, незначительным и уязвимым, особенно если в помещении мало мебели. В подобной ситуации вы оказываетесь под пристальным наблюдением сотрудников компании, которые таким образом упрощают решение проблем, связанных с безопасностью.
• Приемные помещения - это первое, что увидят ваши посетители. И если вы не настроены активно подавлять их, максимально создавайте радушную обстановку.
• В приемных помещениях уместна демонстрация ваших достижений, сертификатов, примеров деятельности. Это развлечет посетителей, даст им тему для разговоров при встрече с вами, а вам послужит своего рода рекомендацией. Подобные демонстрации - дешевая и эффективная самореклама.
• Во многих компаниях любят устанавливать в приемных низкие мягкие кресла. Это оправдано, например, в приемном покое у зубного врача, где такая мебель позволяет расслабиться и успокоиться. Однако большинство посетителей приходят в компанию с конкретной целью, и ощущения, испытываемые в низких мягких креслах, могут контрастировать с их намерениями. Более уместны кресла, обеспечивающие устойчивую опору и ощущение собранности, чтобы цели посетителей, язык их тела и занимаемые в креслах позы были взаимно согласованы.
• Посетителям легче переносить ожидание, когда есть на чем сосредоточить внимание: вазоны, цветы, аквариум с рыбками, картины, скульптура. Развлечет и позволит успокоиться столик с журналами.
• Не жалейте средств на благоустройство приемных помещений. У посетителей там складывается определенное впечатление о вас и вашем бизнесе еще до встречи с вами и до знакомства с вашим офисом. Приемные должны ясно рассказывать о том, чем здесь занимаются.
Офисы
• Если приемные помещения отсутствуют, и посетители сразу попадают в офис, проявите о них заботу, предусмотрев место, где они смогут повесить верхнюю одежду.
• Оформление офиса должно быть функциональным и ненавязчивым. Комната, окрашенная в темные теплые цвета выглядит меньше, в то время как светлые холодные тона делают ее зрительно просторнее. Выходящие на север окна создают впечатление более прохладного и мрачного помещения, тогда как комната с окнами на юг кажется, соответственно, теплее и светлее. Ощущение пространства формируется светлыми, холодными, нейтральными тонами.
• Зеленые стены могут создавать раскованную атмосферу, возможно, слишком расслабляющую для работы. (Больничные палаты, операционные и халаты хирургов очень часто бывают зеленого цвета.)
• В отраженном от некоторых оттенков желтого свете люди могут приобретать болезненный желтушный вид.
• Подавленные люди часто используют для оформления комнат исключительно белый цвет, демонстрируя стремление к внешнему порядку.
• Герман Миллер, американский производитель мебели, считал, что наиболее заметными аспектами комнат должны быть сами люди, а не стены или мебель.
• Свежеокрашенные стены - самая дешевая косметическая операция для вашего рабочего места.
• Подбирая оформление, оценивайте, как оно будет выглядеть при доступном естественном освещении и в используемом искусственном свете. В комнаты с окнами на север, например, попадает естественный свет более холодных тонов, чем в комнаты, смотрящие на юг.
Освещение
• Освещение может сделать унылую функциональную комнату более интересной. Если вы ограничиваетесь одним светильником, расположенным в центре потолка, свет будет равномерным и скучным. Оживите помещение, дополнительно освещая рабочие места и наиболее привлекательные детали комнаты.
• Освещение может внести коррективы в цвет стен, мебели и в то, насколько хорошо выглядят в офисе люди. Если вы предпочитаете строгую сдержанную обстановку и покрасили для этой цели стены в белый цвет, то используя излучающие теплый свет лампы накаливания, не сможете добиться желаемого эффекта. Точно так же, если, предпочитая теплые тона, вы окрасили стены в кремовый цвет, флуоресцентные лампы дневного света вам явно не годятся.
• Флуоресцентные лампы дают холодный, резкий и утомляющий глаза свет, но для некоторых из таких ламп можно приобрести диффузоры. В этом случае можно получить сильный чистый свет на рабочих местах, при условии, что вы не экономили на качестве. Для разнообразия неплохо также иметь настольные лампы. Современные галогенные светильники излучают теплый, мягкий свет, который является более щадящим для глаз и окружения. Они гораздо дороже ламп накаливания и флуоресцентных светильников, но результирующий эффект стоит затраченных денег.
• Если вы сфокусируете свет на привлекательных деталях комнаты, например, на растениях или картинах, посетители с меньшей вероятностью обратят внимание на влажное пятно у потолка или на потертый ковер.
• Работая в крупной компании, где все офисы стандартизованы, вы можете сделать рабочее место более уютным и индивидуальным, выбрав по своему усмотрению настольную лампу.
• Чем больше в офисе естественного света, тем лучше. Даже маленький тесный офис выглядит просторнее при наличии в нем большого окна, наполняющего комнату естественным светом.
• После открытия медиками Сезонных расстройств здоровья (Seasonal Affective Disorder- аббревиатура названия этого недуга, SAD, означает печальный, грустный, что точно отражает состояние подверженных ему людей), проявления которых зимой связаны с недостатком естественного света, производители осветительных приборов начали выпускать спектральные светильники, очень точно имитирующие естественный солнечный свет.
Атмосфера
Неблагоприятная для посетителей
• Слишком жарко и много хлама в помещении.
• Сильный фоновый шум.
• Постоянные звонки телефона и другие отвлекающие факторы.
• Полный беспорядок на вашем столе - очень отвлекает.
• Неудобная мебель, низкие кресла, в которых - особенно женщинам - трудно сидеть с достоинством.
Благоприятная для посетителей
• Предусмотрены места, где можно поставить портфель, снять пальто и сесть; возможность скрасить время для тех, кому приходится ждать.
• Приятную обстановку в приемном помещении может создать спокойная классическая музыка.
• Наличие в офисе деталей, на которых можно сфокусировать внимание, например, растений и цветов.
• Возможность сидеть под углом к источникам направленного света: если свет бьет в глаза, вы чувствуете себя как на допросе.
• Офис должен хорошо проветриваться и там должна быть оптимальная температура.
• Агенты по продаже недвижимости считают, что запах свежесваренного кофе помогает продавать дома; такой запах приятен и в офисе. Чтобы не взвинчивать до предела себя и своих посетителей, пользуйтесь сортами с низким содержанием кофеина. Желательно иметь также чай или минеральную воду.
В рамках бюджета
Элен предлагает несколько советов тем, кто обустраивает рабочее место в рамках скудного бюджета. Она рекомендует:
• Выдерживать обстановку в базовых нейтральных тонах (белые, кремовые, серые), которые хорошо сочетаются с другими цветами.
• Пользоваться современной универсальной мебелью и оборудованием - недорогими и функциональными.
• Сэкономив на ремонте помещения и мебели, приобретите одну стоящую вещь: светильник, стол или кресло, которые будут создавать определенное настроение. Если денег совсем в обрез, приобретите красивое растение. Сделайте его точкой фокусировки внимания в своем офисе.
ЗДОРОВОЕ РАБОЧЕЕ МЕСТО
Недавно ученые выявили еще один недуг восьмидесятых годов: "синдром болезнетворных зданий". Ваше рабочее место может в буквальном смысле стать причиной болезни. Ее симптомами бывают катары и простуды, аллергические высыпания на коже, головные боли, боли в спине, потеря остроты зрения. Восемь из десяти офисных служащих в центре Лондона, жалуются на плохое здоровье и на неблагоприятное влияние среды, в которой они работают. В одном из центров здравоохранения Лондона, куда обращаются с подобными жалобами, был даже введен специальный курс лечения этого заболевания. Наниматели все глубже проникаются осознанием того, что "болезнетворность" зданий сказывается на производительности и прибылях.
Однако в неменьшей степени, чем экологические факторы, на служащих влияют и психологические факторы. В своей книге "Социальная психология промышленности" Дж. А. К. Браун утверждает, что "Моральный настрой работающего (т.е. работает ли он с желанием) не находится в прямой взаимосвязи с материальными условиями. Исследования показали, что температура, освещение, затрачиваемые время и силы, шум и влажность оказывают минимальное влияние на моральный настрой, хотя могут заметно сказываться на физическом состоянии и комфортности труда". Браун приводит пример команды, члены которой с радостью и энтузиазмом работали в отвратительных условиях лондонской бойни и горячо протестовали при попытке разделения команды с целью улучшения условий труда. Моральный настрой, безусловно, поддерживается благоприятной рабочей средой, но создать такой настрой сама по себе среда не способна.
Удовлетворенность работой может усиливаться в приятном, здоровом окружении, рабочая среда должна помогать испытывать радость от труда и эффективно формировать ваш имидж. Если вы обливаетесь потом из-за жары в офисе, сутулитесь, сидя на неудобном стуле, вам будет непросто посылать позитивные сигналы.
У тех, кто испытывает проблемы в других сферах своей жизни, раздражение и дискомфорт на рабочих местах будут лишь усугублять общее стрессовое состояние. Приведу такой пример.
Тони начал свое собственное дело - обучающую компанию - и работал изо всех сил. Один из его клиентов изменил место проведения курсов, и в результате Тони пришлось добираться туда на автомобиле около двух часов вместо обычных сорока пяти минут. Когда он прибыл на место (это был отель), оказалось, что там проводят радикальную перестройку, и все приемные помещения и большая часть самого отеля в строительных лесах и заполнены рабочими. Такие условия для занятий взбесили Тони не на шутку; царящий вокруг хаос окончательно вывел его из себя, и он высказал свое недовольство организатору курсов. Безусловно, условия не располагали к комфортному обучению: многие клиенты явно хотели как можно скорее уехать домой. И у них было не меньше поводов для недовольства, ведь им предстояло еще ночевать в этом отеле. Через несколько дней Тони уже с улыбкой вспоминал о своей вспышке ярости, но прошедшие занятия не принесли удовлетворения ни ему, ни его слушателям.
Если у вас воспалены и чешутся глаза, болит голова, шея или спина, одолевает простуда; если у вас раздражена кожа, а вы испытываете напряжение и беспокойство на работе, не исключено, что на самочувствие влияют факторы окружающей среды. Среди таких факторов можно выделить следующие:
Шум
Звуки громкой музыки с быстрыми ритмами возбуждают и взвинчивают слушателя; спокойная классическая музыка может оказывать обратный эффект. В компании та музыка, которая "бодрит" и заряжает энергией одного человека, может раздражать и возбуждать другого - все зависит от реакции конкретного индивидуума на внешние стимулы. Если вы работаете в условиях постоянного механического шума, музыка вполне может приглушать утомляющие вас звуки и отвлекать от них.
В офисах открытого плана (то есть без стен) не так-то просто оградить себя от шума, производимого другими служащими. Несколько лет назад такие офисы считались замечательной находкой - они ведь очень экономичны с точки зрения отопления, освещения и размещения. Кроме того, подчиненные всегда на виду у босса. Подобная организация труда облегчает взаимодействие сотрудников, помогая работать слаженной командой. Сегодня стали очевидны и минусы: непрерывный шум, невозможность уединиться и сосредоточиться для выполнения более сложной работы, ощущение постоянного наблюдения. Сейчас прослеживается возврат к отдельным офисам и использование их в сочетании с офисами открытого плана в соответствии с выполняемыми сотрудниками функциями.
Наниматели, которые вникают в проблемы своих служащих, иногда сосредоточивают все "шумящее" оборудование в одном помещении. Если это невозможно и приходится работать в условиях постоянного фонового шума, должны быть предусмотрены "тихие зоны", где вас не будут беспокоить никакие звуки. В офисах открытого плана рекомендуется использовать звукопоглощающие экраны, коврики под пишущие машинки и подставки под принтеры, выполняющие аналогичные функции. Некоторые производители офисного оборудования выпускают его в специальных корпусах, понижающих уровень шума. Обитые тканью поверхности поглощают звуки лучше, чем гладкие голые стены (вот почему пение в ванной звучит так чисто и ярко), и потому иногда имеет смысл вернуться к моде шестидесятых годов на "гессенские" стены. Многие из нас телефоны с гудками переносят легче, чем те, что оснащены звонками.
Если шум вас действительно "достает", то (если босс не возражает) всегда можно надеть стереонаушники и послушать, например, Моцарта или просто заткнуть уши затычками!
Для многих их нас принятие подобных рекомендаций нереально; в этом случае старайтесь провести перерывы в работе (на ленч и т.д.) в спокойной умиротворяющей атмосфере, уйдя от постоянного шума, который часто является причиной начала стресса. Если и это невозможно, обязательно устраивайте себе дома "тихие часы", позволяющие прийти в себя.
Отопление и вентиляция
Некоторые очень серьезные проблемы могут быть связаны с загрязнением атмосферы на рабочем месте. В соответствии с Законом об охране труда здесь для минимизации нежелательных последствий должны строго выполняться определенные нормативы. Вы можете проконсультироваться с инспектором по охране окружающей среды в муниципалитете, а в случае серьезной ситуации пригласить инспектора по охране труда из государственной гражданской службы. Если вы являетесь членом профсоюза, можете обратиться за помощью к его лидерам.
При плохой вентиляции офиса находящиеся в нем служащие могут страдать от головных болей, простуд, приступов апатии. Иногда кондиционеры воздуха регулярно засоряются, в результате чего воздух в помещении бывает постоянно загрязнен. Вследствие повышения температуры, а также работы компьютеров и кондиционеров в атмосфере может присутствовать избыточное количество положительных ионов. В этом случае для их нейтрализации используются ионизаторы, выбрасывающие в воздух отрицательные ионы. Когда в комнате некоторое время поработает ионизатор, плинтусы и углы комнат покрываются мельчайшей черной пылью - явным свидетельством загрязнения воздуха. Иногда используемые на рабочих местах оборудование и вещества выделяют химические компоненты, способные раздражать кожу или глаза и приводить к аллергическим реакциям.
Если в помещениях с включенным центральным отоплением воздух становится слишком сухим, можно установить на радиаторах увлажнители либо размещать под ними сосуды с водой (кроме того, увлажнители способны предотвращать растрескивание деревянных деталей антикварной мебели). Растения способствуют поддержанию чистоты атмосферы; некоторые из них, особенно паучник, повышают содержание кислорода в воздухе.
Освещение и компьютерные экраны
Имеет смысл повнимательнее отнестись к освещению своего рабочего места. Если вы находите свет резким и утомительным для глаз, можно попробовать, не снижая интенсивность света, направить его на другие предметы. Блестящие поверхности эффективно отражают свет. Если вы часами работаете при ярком флуоресцентном освещении, сидя перед экраном видеомонитора, очень трудно уберечься от головной боли или воспаления глаз. Компьютерный экран является источником вредного для организма излучения; поэтому некоторые эксперты не рекомендуют беременным женщинам подолгу работать за компьютером. Сравнительно недавно появились экраны, защищающие от подобного облучения. Если над вашей головой расположен флуоресцентный светильник, по-видимому, стоит оборудовать его диффузором. В качестве альтернативы, по моему мнению, очень эффективной, пользуйтесь светильником, обеспечивающим достаточно интенсивный, но непрямой свет. Можно также приобрести настольную лампу, сконструированную специально для работы в сочетании с компьютерными экранами. Делайте каждый час перерывы, расслабляясь и увлажняя глаза.
Мебель
Покупая компьютер, выбирайте модель, в которой монитор и клавиатура выпускаются отдельными модулями. Это позволит учесть при установке рост пользователя и высоту стола. Экран должен быть на уровне глаз или чуть ниже. Манипулируя стулом и столом, подберите оптимальное удобное положение.
Уровень письменного стола должен быть ниже, чем часто считается. Вам необходимо иметь возможность удобно сидеть, а руки до локтей, когда они лежат на поверхности стола, должны располагаться под прямым углом к туловищу. Кресло с высокой спинкой предпочтительней, поскольку важно иметь надежную опору для поясницы. Проблемы со спиной могут быть связаны с неправильной осанкой, когда мы часами работаем за письменными столами. Если проблемы со спиной начинают беспокоить вас серьезно, имеет смысл приобрести кресло специальной конструкции для поддержания правильной осанки. Такие кресла продаются в специализированных магазинах.
ПРОСТРАНСТВО И ТЕРРИТОРИЯ
Размеры пространства, которое, по нашему мнению, должно окружать нас, зависят от наших личных качеств и культуры. У каждого имеется свое понятие о персональной территории. Если вы слишком приблизитесь к другому человеку, ваши действия могут трактоваться как проявления угрозы и агрессии, а вовсе не дружеских чувств.
Уверенных в себе, выдержанных людей не смущает наличие вокруг них свободного пространства. Им не нужно цепляться за мебель или подходить слишком близко к собеседникам во время разговора. Когда стоящего или сидящего человека окружает обширное пространство, он становится более открытым и уязвимым; если в такой ситуации он спокоен и раскован, это свидетельствует о силе характера и выдержке. Поэтому важно, встречая посетителя в своем офисе, сразу же показать ему, где можно сесть, не вынуждая "виснуть" в пространстве.
То, как мы используем пространство, может указывать на наше состояние. Если человек входит в комнату, оставляя повсюду свои вещи, затем разваливается в кресле, занимая изрядное пространство, значит, он чувствует себя свободно и на своей территории. С другой стороны, если кто-то бочком проскальзывает в комнату и скромно садится в уголке, он явно чувствует себя чужим и не хочет выглядеть навязчивым. Точно так же оценивают посетителя офиса: если цепляетесь за дверь, будете выглядеть робким просителем, а если уверенно прошагаете к центру комнаты, то трудно будет сомневаться в вашем праве там находиться.
Царящий вокруг беспорядок может оскорбить чувства посетителя, а безупречная чистота и порядок - помешать ему расслабиться. Безусловно, реакция на подобные обстоятельства зависит от индивидуальных особенностей человека и того, как он воспринимает внешние стимулы или раздражители.
Если вы аккуратны и склонны к порядку, то с практической точки зрения нет необходимости держать на столе свои бумаги и папки: обладая чувством "всему свое место", вы будете поддерживать должный порядок в шкафах и на полках для папок. Если, напротив, аккуратность достигается вами волевым усилием, лучше постоянно оставлять свои бумаги на виду, сортируя их и выбрасывая лишнее через определенные промежутки времени.
Недостаток пространства может действовать угнетающе. Если вы добираетесь на работу в переполненном метро, затем проводите день в переполненном офисе открытого типа, то в конце дня может наступить полное физическое и психическое истощение. Иногда бывает просто необходимо создать собственное пространство, организуя рабочее место так, чтобы оградить себя от других. Очень важно иметь на работе "свою территорию". В агентствах по трудоустройству, помогая людям старшего возраста найти новую работу, убедились, что наиболее болезненно такие клиенты переносят потерю того рабочего пространства, которому они "принадлежали". Таким людям обязательно выделяется рабочее место, свой стол со стулом, где они изучают документы, готовят профессиональные автобиографии, заполняют анкеты. Мы все нуждаемся в собственном пространстве.
На работе занимаемое пространство и размер мебели иногда увязывается со статусом служащего. Наиболее открытое и откровенное общение имеет место тогда, когда обе стороны сидят безо всяких барьеров между ними, в креслах одного размера, так что тела находятся на одном уровне.
Если в офисе достаточно просторно, имеет смысл выделить отдельное место для встреч и бесед вне вашего рабочего стола. Характер взаимодействия зависит также от того, как вы сидите: садясь напротив друг друга, вы вносите элемент конфронтации; сидя рядом, вы подчеркиваете доверительность и дружелюбие. Считается, что при необходимости "обезоружить" оппонентов и сделать их своими союзниками, следует садиться рядом с ними.
РАБОТА НА ДОМУ
Я решила включить этот раздел в "Создай себе имидж" потому, что согласно данным "Центра прогнозов Хенли" (который занимается прогнозированием тенденций общественного развития), число людей, работающих на дому, будет стремительно возрастать. Я уже убедилась, что работа на дому таит в себе определенные проблемы с точки зрения создания имиджа. Большинство из нас ведет себя и одевается дома совсем не так, как в офисе, и принимая посетителей в своем "домашнем" офисе, необходимо создать для них соответствующую деловую атмосферу.
Работа на дому имеет множество преимуществ, и достижения технического прогресса позволяют все большему числу людей зарабатывать на жизнь именно таким образом. Они избавляются от ужасов, связанных с транспортом, а очень многие - и от ненавистной рутины отсиживания "с девяти до пяти". Домашний офис позволяет комбинировать работу и семейные обязанности. Однако важно дать понять членам семьи, что вам требуется время и место для работы. Избавляясь от лихорадочной городской жизни, вы должны воспитывать у себя самодисциплину, делая работу главным приоритетом. Для многих людей проще поначалу придерживаться традиционного рабочего расписания, особенно если они только начали работать на дому.
Мы привыкли относиться к общению на работе как к чему-то само собой разумеющемуся. Если проводить большую часть времени в одиночестве за своим столом, может возникнуть ощущение изолированности от остального мира; в таком случае имеет смысл предусмотреть деятельность, которая потребует общения с другими людьми и заставит иногда покидать домашний офис. Работа на дому может неблагоприятно сказаться и на физической форме - ведь при этом не приходится затрачивать много энергии, спускаясь на рабочее место в подвал или подымаясь на верхние этажи. Поэтому следует предусмотреть регулярные физические упражнения в течение рабочей недели.
"Центр прогнозов Хенли" также предсказывает, что рост числа работающих на дому приведет к увеличению спроса на такие товары как офисное оборудование для дома и деловая, но при этом более домашняя одежда. Думаю, полезно поддерживать облик находящегося на работе человека, даже если вы проводите целый день дома в одиночестве. Вы добьетесь от себя большей эффективности, если оденетесь так, словно собираетесь идти в офис, хотя и позволив себе в одежде кое-какие поблажки. Можно также отдельно выделить в своем гардеробе более свободную одежду для домашнего офиса и строгие изящные костюмы - для встреч и деловых поездок.
Организуя встречи в домашнем офисе, будьте готовы к неоднозначному отношению участников этих встреч. Иногда у людей складывается мнение, что осуществляемый на дому бизнес заведомо грешит недостатком профессионализма. Когда моя компания Уо1сеугог1с5 впервые начала принимать клиентов в "домашнем офисе" (на кухне), мы осознавали, что окружающая обстановка едва ли создает ауру профессионализма, на которую мы претендовали. Чтобы компенсировать недостатки окружения, я и мой партнер одевались в очень строгие деловые костюмы. Но данная стратегия потерпела неудачу: наш внешний вид и "кухонная обстановка" лишь подчеркивали несовместимость. Мы явно перестарались.
Те, кому приходится много ездить на общественном транспорте, находят работу на дому очень привлекательной, так что в предубеждении против "домашнего бизнеса" часто присутствует доля зависти. Некоторые люди чувствовали бы себя спокойней, встречаясь с вами на более нейтральной территории. Организация встречи у кого-либо на дому придает этому мероприятию более личностный характер: вы являетесь гостем на чужой территории, и в своем поведении должны отчасти соблюдать этот статус. Если вам трудно отстаивать свои права в офисе, то вдвойне трудно будет сделать это в чьем-то доме. Существуют и другие нюансы, которые следует иметь в виду при деловых встречах на дому. Личный дом способен рассказать о нас гораздо больше, чем офис, так что у посетителя может сложиться более сильное впечатление о хозяине, и не обязательно позитивное.
Существует ряд способов, с помощью которых вы как "надомник" можете помочь своим посетителям избавиться от сомнений и предубеждений. Сделав свое поведение максимально деловым и оставаясь в то же время радушным и гостеприимным хозяином или хозяйкой, вы обязательно будете вознаграждены. Большинство из нас относится к посещению чужого дома как к общественному мероприятию, поэтому возможны и неловкие ситуации. Не стоит встречать новичков-посетителей в домашнем халате, этим вы подчеркнете различие ваших миров. Лучше надеть или жакет не очень строгого покроя, или "мягкую" версию делового костюма - это поможет несколько "уравняться" с посетителями.
Чем больше удастся отделить офис от остальной части дома, тем лучше. Выбирая место для домашнего офиса, помните, что в этой комнате вы будете проводить как правило гораздо больше времени, чем в других. Если это возможно, займите комнату или ту ее часть, где нет недостатка в естественном освещении. Хорошо, если удастся поставить стол напротив окна. Остальные члены семьи должны усвоить, что здесь ваша территория. И даже если вам приходится работать за кухонным столом, должны быть установлены строгие границы рабочей области, чтобы подчеркнуть ее функциональное назначение.
То, насколько рабочее место выглядит как функционирующий офис, а не продолжение дома, зависит от вида выполняемой работы и вашего вкуса. Это зависит и от того, будете ли вы использовать выделенное помещение для каких-либо других целей: совмещение офиса с комнатой для гостей может оказаться очень неудобным, тогда как использование его другими членами семьи в качестве рабочего кабинета часто вполне приемлемо. С помощью последних достижений дизайна вы, возможно, захотите придать своему офису заведомо функциональный вид: клиенты и заказчики, бросив взгляд на офисное оборудование, поймут, что попали к деловому человеку. Иногда легче настроиться на работу, если обстановка домашнего офиса строга и функциональна, отличаясь этим от остальной части дома. С другой стороны, с целью оптимального использования пространства вы можете прятать офисное оборудование в стенных шкафах.
В конце я хочу сказать пару слов о туалетных комнатах. Ваш имидж делового человека может пострадать от того, что в ванной будут разбросаны детские пластмассовые игрушки или будет сушиться купальный халат - явные свидетельства частной жизни. Если в доме нет отдельного туалета, убедитесь, что ванная комната подготовлена к встрече точно так же, как и сам офис.
ВАШ "КОРПОРАТИВНЫЙ" ИМИДЖ
Собственный образ в бизнесе должен являться предметом серьезных забот. Во многих компаниях организуются отделы по работе над имиджем. Начиная собственное дело или уже достаточно преуспев в сфере малого бизнеса, вам необходимо создать собственный образ бизнесмена. Этот "корпоративный" образ должен отражать суть вашей деятельности и реакцию людей на нее, причем оба эти аспекта должны быть совместимы. Если вы открыли книжный магазин, намереваясь вести традиционный, украшающий жизнь образовательный бизнес, то должны донести до потенциальных клиентов свои устремления с помощью брошюр, фирменных бланков, объявлений и упаковочного материала (разработайте и размножьте). Продумайте принципы поведения и одежду сотрудников, расположение и оформление помещений и даже стиль фургона для доставки товаров, если таковой имеется.
В своей книге "Образ компании и реальность" Дэвид Бернстайн пишет, что полезно взглянуть на свой бизнес с точки зрения тех качеств, которыми мы обычно наделяем человека. Это применимо к бизнесу, связанному с производством и услуг, и продукции. Например, об учебной консультации можно говорить как о внимательной, ободряющей, новаторской и продуктивной; витаминные таблетки могут описываться как питательные, энергетичные и даже знающие. Безусловно, необходимо также вдуматься, что представляет собой ваш рынок, где он расположен и как до него добраться. Нужды людей, которые вы будете удовлетворять своим бизнесом, и будут описывать образ компании. Предположим, вы открываете компанию проката такси на улице со множеством ресторанов, стараясь привлечь потенциальных клиентов соображениями удобства. Можно более решительно подчеркнуть фактор удобства посредством рекламы ваших услуг в ресторанах, назвав компанию "Удобные кебы".
Крупные компании часто используют девизы, выражающие их корпоративные образы, - "Знаем, что говорим", "Открытый банк", "Мы не превратим вашу драму в кризис". Эти девизы выражают идеи надежности, доступности и оптимизма. Они становятся синонимами того, что люди ждут от этих компаний и помогают понять, как будут решаться различные проблемы. Чем больше компания будет соответствовать нуждам и ценностям клиента, тем успешнее будет развиваться бизнес. Убедительными примерами здесь могут служить компании со своими неповторимыми имиджами, отражающими их "философию" и "стиль жизни", - "Боди шоп", "Конран", "Лаура Эшли" и "Некст". Образы этих компаний и проповедуемые ими ценности сформулированы исключительно сильно и ясно.
РАБОЧИЕ АКСЕССУАРЫ
Рабочие аксессуары, которыми вы пользуетесь, могут рассказать очень многое. Клиенты, да и не только они, оценивая ваш кейс или часы, отметят и календарь-ежедневник, папку, ручку и настольные принадлежности. Действительно, один из наиболее эффективных способов "персонализировать" офис, который должен выглядеть не хуже тех, кто в нем находится, состоит в использовании красочного календаря или особого письменного прибора.
Пользуясь дорогой авторучкой либо календарем-ежедневником в кожаном переплете, вы демонстрируете окружающим определенное отношение к качеству и традициям. В последнее время особую популярность приобрели "филофаксы", в продаже имеются какие угодно формы и размеры. Однако стоит подумать, является ли "филофакс" для вас оптимальным выбором. Некоторым людям вовсе не нужно иметь все время при себе списки адресов и номеров телефонов; иногда гораздо удобнее иметь на столе большой перекидной календарь). Кстати, его часто используют именно для того, чтобы выделяться в этом плане "из толпы".
Если по роду занятий вы посещаете клиентов с различными предложениями, имеет смысл приобрести элегантную папку для бумаг ("филофакс" тоже годится для этих целей). Ваши предложения будут иметь привлекательный внешний вид.
Бланки и деловые визитные карточки
Ваш имидж может быть дополнен пониманием того, как действует корпоративный образ. Многие из нас пользуются фирменными бланками с заголовками ("шапками") и деловыми визитными карточками, которые посылают сигналы, привлекающие разум и чувства других людей. Определившись с "лицом" своего бизнеса, вы можете заказывать соответствующий дизайн, бумагу, шрифты и стили в качестве подкрепления выбранного корпоративного имиджа. Во многих случаях ваши фирменные бланки могут сформировать первое либо предварительное впечатление о компании, так что дизайну бланков следует уделить особое внимание. Если кому-то понравилась ваша деловая визитка, он может просто сохранить ее у себя, а может - будем надеяться - и воспользоваться ей.
Выбирая бумагу, обращайте внимание на ее текстуру, насколько она гладкая или шершавая, легкая или тяжелая. Используя соответствующий тип бумаги, можно подчеркнуть блеск и лоск вашего бизнеса; с другой стороны, если бизнес связан с услугами, цель которых состоит в утешении других, стоит остановиться на более шершавой, поглощающей свет, тяжелой бумаге, которая создает впечатление большей глубины. В типографском дизайне, как и повсюду, действуют свои законы моды, и в зависимости от характера бизнеса вам нужно решить, до какой степени следовать этим законам при формировании имиджа корпорации. Для дизайнера интерьеров вполне уместна бумага "под мрамор", тогда как для бухгалтера такой выбор будет выглядеть несколько фривольным. Несомненно, как сочетать в бизнесе требования моды и индивидуальный вкус, следует решать вам самим. Цвет деловых канцелярских принадлежностей также подвержен капризам моды. В наши дни популярна сдержанная и изысканная комбинация серых и кремовых тонов.
Шрифт и цвет бумаги должен выбираться с учетом особенностей получателей бумаг. Некоторые цвета являются скорее женскими, чем мужскими. Если фирма занимается перевозками, то ее документы, напечатанные на бумаге нежного розового цвета, будут посылать сбивающие с толку сигналы. Данный критерий очень важен, если образ вашей корпорации по замыслу должен привлекать преимущественно представителей какого-то одного пола. Некоторые комбинации - темно-коричневые или темно-зеленые буквы на кремовом фоне - выглядят более традиционно, другие, например, черное на белом - смотрятся подчеркнуто по-деловому. Выбирая цветную бумагу, помните, что она может изменить цвет используемых чернил: чернила глубокого голубого цвета на желтой бумаге утратят большую часть своей "голубизны". При подборе оптимальных комбинаций цветов стоит проконсультироваться с профессиональным печатником.
В цветовой гамме динамичного и энергичного корпоративного образа будут уместны желтый или красный цвета. Для "утешающего" бизнеса больше подходят консервативные тона типа темно-синего или серого; в бизнесе, направленном на "содействие росту личности", хорош будет зеленый цвет. Некоторые цвета, например персиковый и розовый, ассоциируются с роскошью, потаканием слабостям. И с помощью умелого дизайна канцелярских принадлежностей можно привнести в корпоративный образ "нежность" и "очарование", и соответствующий настрой будет создаваться у потенциальных клиентов уже при виде визиток или бланков.
Шрифты являются мощным "скрытым средством убеждения", и их выбор требует должного отношения. Если название компании печатается в черно-белых тонах, корпоративный образ может быть отражен с помощью шрифта. Одни типы шрифтов популярны уже несколько столетий, другие изобретены достаточно недавно. На выбор шрифта может повлиять, в какой степени современным и традиционным одновременно вы желаете представить корпоративный образ; часто, когда компания вкладывает крупные деньги в обновление своего имиджа, радикальным образом пересматриваются используемые шрифты. Выбирая шрифт, желательно узнать время его создания; и если вы желаете приобрести "элегантный", "стильный" корпоративный имидж, рекомендуем остановиться на шрифтах двадцатых или тридцатых годов, когда дизайнеры уделяли этим качествам особое внимание.
При использовании шрифтов важны также соображения удобочитаемости; причудливый шрифт может оказаться неразборчивым, и первое впечатление будет испорчено. Женщинам скорее понравятся шрифты, изобилующие закругленными линиями, чем образцы с резкими геометрическими формами. Эти же соображения применимы к фирменному знаку; если уж вы решили обзавестись им, помните, что он должен быть простым, мгновенно распознаваемым и разрабатываться профессионалом. Если вы только начинаете свой бизнес и не имеете возможности оплатить услуги профессионала по выбору шрифтов и бумаги, изучите внешнюю атрибутику компаний, близких вам по характеру деятельности, и постарайтесь понять, на какие инстинкты своих клиентов они пытаются воздействовать. Вызывает ли эта атрибутика ассоциации с успехом? Выберите наиболее привлекательные для вас шрифты (например, образцы, используемые "Шанель" и "Данхилл", весьма характерны) и подумайте, годятся ли они для вашего корпоративного имиджа. Заглавные буквы отражают авторитет; маленькие строчные - дружелюбие.
И, наконец, основная нагрузка при формировании имиджа ложится на имя, которое вы выберете для своего бизнеса. Оно должно описывать продукт, услуги или основные преимущества и, прежде всего, быть выразительным и запоминающимся. Не пожалейте времени, обдумывая имена-претенденты, используйте словари, привлекайте друзей - может, у них возникнет интересная идея. Ведь, в конце концов, имя вашей фирмы расскажет людям о том, кто вы такие, и пригласит их к сотрудничеству.
Итак, "Создай себе имидж" представляет собой исследование посылаемых нами сигналов и их интерпретации окружающими. Основная мысль, которая прослеживается по всей книге, состоит в том, что всем нам свойственны две конфликтующие друг с другом потребности - общаться с окружающими и выражать себя как индивидуальность, как личность. Надеюсь, в данной книге вы нашли полезные идеи, которые помогут адекватно интерпретировать эти потребности. Надеюсь также, что моя книга поможет вам в дальнейшем проявить себя наилучшим образом.
Список литературы
Argyle, Michael, "Bodily Communication" (Routlege)
Argyle, Michael, "The Psychology of Interpersonal Behaviour" (Penguin)
Berry, Cicely, "Your Voice and How to Use It" (Virgin)
Craig, Marianne Office Workers' Survival Handbook (BSSRS Publication)
Davies, Philippa, "Personal Power" (Piatkus) - Филиппа Дэвис, "Личная власть" (Издательство "Попурри", перевод на русский язык Ананина С.И.)
Davies, Philippa, "Total Confidence" (Piatkus) - Филиппа Дэвис, "Полная уверенность в себе: исчерпывающее руководство на пути достижения личного успеха и уверенности в себе" (Издательство "Попурри", перевод на русский язык Ананина С.И.)
Dunckel, J. and Parnham, E. "Business Guide to Effective Speaking" (Kogan Page)
Elsea, Janet, "The Four Minute Sell" (Arrow)
Fast, Julius, "Body Language" (Pan) - Джулиус Фаст, "Знак чувства бессловесный" (Издательство "Попурри", перевод на русский язык Ананина С.И.)
Gelb, Michel, "Body Learning" (Aurum)
Goffman, Erving, "The Presentation of Self in Everyday Life" (Penguin) 293
Hodgkinson, Liz, "The Alexander Technique" (Piatkus)
Honey, John, "Does Accent Matter?" (Faber)
Lewis, Dr David, "The Secret Language of Success" (Corgi)
Mcallion, Michael, "The Voice Book" (Faber)
Rowe, Dorothy, "The Successful Self" (Fontana)
Skynner, Robin and Cleese, John, "Families and How to Survive Them" (Mandarin)
Skynner, Robin and Cleese, John, "Life and How to Survive It" (Mandarin)
Spillane, Mary, "Presenting Yourself: A Personal Image Guide For Men, The Complete Style Guide" (Piatkus)
Spillane, Mary, "Presenting Yourself: A Personal Image Guide For Women, The Complete Style Guide" (Piatkus)